隨著信息技術的迅速發展，信息資源數字化、網絡化的進程進一步加快，檔案管理的信息化、數字化信息技術發展的必然需求。企業、學校、政府機構等都需要對檔案進行信息化、數字化管理，來適應當今社會的信息化、網絡化發展趨勢。檔案管理信息化建設利用數字化、信息存儲等技術，將傳統紙質文書檔案、圖文檔案、人事檔案等轉換成數字檔案，建立檔案目錄數據庫，通過計算機網絡設備的傳輸，實現信息資源的共享，以期獲得最佳的工作效率。

檔案數字化管理平臺是在檔案管理部門組織和統一規劃下，利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影 （錄音、錄像）技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息。利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現資源共享，實現檔案信息化管理；實現對檔案資源的科學、規范和有效的管理，為管理者提供高效率的檔案利用服務。

檔案數字化管理平臺實現了電子檔案的網絡化應用。共享與保密相結合，構建穩定、安全、高效、快捷的網絡化檔案應用平臺，實現電子檔案網絡化檢索、查閱、下載、應用，促進傳統檔案資料應用模式的根本改變，提高勘探開發檔案資料應用效率。

檔案數字化管理平臺實現了實體檔案的便捷化管理。建設實物檔案管理系統，徹底改變目前檔案手工管理模式，使用戶不需到檔案館便可對館藏進行查詢，了解其所需檔案的館藏及借閱情況，大大提高檔案在歸檔、統計、借閱、查詢、催還等方面的工作效率，提升服務窗口形象。

檔案管理系統服務于政府機構、醫院、學校、其他企業，為其檔案管理提供最優解決方案。滿足檔案“收集、管理、保存、利用”的主線業務，為日常檔案管理工作的質效提升提供數字檔案一體化平臺支撐。

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